143. löggjafarþing 2013–2014.
Þingskjal 1210 — 246. mál.
Frumvarp til laga
um opinber skjalasöfn.
(Eftir 2. umræðu, 16. maí.)
I. KAFLI
Almenn ákvæði.
1. gr.
Markmið.
2. gr.
Skilgreiningar.
1. Opinber skjalasöfn: Þjóðskjalasafn Íslands og héraðsskjalasöfn sem starfa í samræmi við rekstrarleyfi.
2. Skjal: Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.
3. Skjalastjórn: Skilvirk og kerfisbundin stýring á myndun skjala, móttöku, skjalahaldi, notkun og umráðum, þar á meðal ferlum og hlítingu reglna til að fanga og viðhalda vitnisburði og upplýsingum um starfsemi og viðskipti í formi skjala.
4. Skjalavarsla: Öll atriði er lúta að myndun, varðveislu og aðgengi að skjölum og öðrum upplýsingum tiltekins skjalasafns hvort heldur er hjá afhendingarskyldum aðila eða hjá opinberu skjalasafni.
3. gr.
Hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands.
II. KAFLI
Stjórnsýsla.
4. gr.
Stjórn opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar.
5. gr.
Þjóðskjalasafn Íslands.
Kostnaður við rekstur safnsins greiðist úr ríkissjóði eftir því sem ákveðið er í fjárlögum.
6. gr.
Þjóðskjalavörður.
Þjóðskjalavörður stjórnar starfsemi og rekstri Þjóðskjalasafns Íslands. Hann ræður annað starfslið þess og er í fyrirsvari fyrir safnið.
7. gr.
Stjórnarnefnd.
Ráðherra skipar formann og varaformann úr hópi nefndarmanna.
Stjórnarnefnd safnsins er forstöðumanni þess, þjóðskjalaverði, til ráðgjafar um stefnu safnsins og önnur málefni sem varða starfsemi þess. Stjórnarnefnd veitir þjóðskjalaverði umsagnir um árlegar starfs- og fjárhagsáætlanir og skipulag safnsins.
Þjóðskjalavörður situr fundi stjórnarnefndar með málfrelsi og tillögurétt.
8. gr.
Framkvæmd opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar.
1. setja reglur og veita leiðbeiningar um hvernig skjalastjórn og skjalavörslu skuli hagað hjá stjórnsýslu ríkis og sveitarfélaga svo og öðrum afhendingarskyldum aðilum sem falla undir 1. og 2. mgr. 14. gr.; reglurnar skulu staðfestar af ráðherra,
2. setja reglur um frágang og afhendingu skjala- og gagnasafna afhendingarskyldra aðila til opinberra skjalasafna; reglurnar skulu staðfestar af ráðherra,
3. setja reglur um varðveislu og förgun skjala; reglurnar skulu staðfestar af ráðherra,
4. gera tillögu til ráðherra um að veita skuli sveitarstjórn eða byggðasamlagi leyfi til að koma á fót héraðsskjalasafni til að sinna hlutverki opinbers skjalasafns skv. 13. gr. og gefa út rekstrarleyfi því til handa að fengnu samþykki ráðherra; héraðsskjalasafn skal starfa innan marka þess sveitarfélags eða þeirra sveitarfélaga sem reka héraðsskjalasafnið samkvæmt stofnskrá þess,
5. hafa eftirlit með rekstri héraðsskjalasafna í samræmi við ákvæði 9.–12. gr.
9. gr.
Héraðsskjalasöfn.
Um útlán skjala til sveitarfélags fer skv. 19. gr.
Héraðsskjalasafn skal hafa eftirlit með skjalavörslu þeirra aðila sem eru afhendingarskyldir um skjöl sín og önnur gögn til þess, sbr. 4. tölul. 8. gr., 4. tölul. 13. gr. og 4. tölul. 1. mgr. 14. gr.
Ráðherra skal setja nánari ákvæði um héraðsskjalasöfn í reglugerð.
10. gr.
Heimild til reksturs héraðsskjalasafns og afturköllun rekstrarleyfis.
Falli héraðsskjalasafn í vanhirðu eða séu ekki lengur fyrir hendi þau faglegu skilyrði sem voru forsenda fyrir rekstrarleyfi safnsins skal Þjóðskjalasafn Íslands vekja athygli hlutaðeigandi sveitarstjórnar eða byggðasamlags á því sem aflaga er talið fara og óska úrbóta fyrir ákveðinn tíma. Sé ítrekaðri viðvörun ekki sinnt skal Þjóðskjalasafn afturkalla rekstrarleyfi viðkomandi héraðsskjalasafns og láta flytja safngögnin úr því í Þjóðskjalasafn Íslands á kostnað hlutaðeigandi sveitarfélags eða byggðasamlags.
Ef starfsemi byggðasamlags um héraðsskjalasafn er hætt skal afhenda Þjóðskjalasafni Íslands safngögnin á kostnað þeirra sveitarfélaga sem stóðu að því í samræmi við síðastgildandi skiptingu kostnaðar við rekstur byggðasamlagsins.
11. gr.
Leyfi til reksturs héraðsskjalasafns.
Í umsókn um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns skal gera grein fyrir áætluðum rekstrarkostnaði, húsnæði, búnaði og fjölda starfa sem safninu er ætlað. Þjóðskjalasafn Íslands veitir leyfi til reksturs héraðsskjalasafns, að fengnu samþykki ráðherra, ef umsókn ber með sér að fjárhagsleg og fagleg skilyrði séu fyrir hendi til rekstursins. Í leyfi skal tiltaka þær faglegu forsendur sem eru fyrir útgáfu þess.
Ráðherra skal setja nánari ákvæði um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns í reglugerð.
12. gr.
Eftirlit Þjóðskjalasafns með rekstri héraðsskjalasafna.
Rekstraraðilar héraðsskjalasafns skulu árlega skila Þjóðskjalasafni skýrslu um starfsemina og láta því í té aðrar þær upplýsingar og skriflegar skýringar sem óskað er eftir og þörf er á vegna eftirlits með því að skilyrði rekstrarleyfis séu uppfyllt. Lögbundin þagnarskylda stendur ekki í vegi slíkrar upplýsingagjafar.
Héraðsskjalasöfn skulu veita aðgang að starfsstöðvum sínum vegna eftirlits Þjóðskjalasafns Íslands. Skulu starfsmenn héraðsskjalasafna láta safninu í té nauðsynlega aðstoð af því tilefni ef óskað er.
III. KAFLI
Starfsemi og hlutverk opinberra skjalasafna.
13. gr.
Hlutverk opinberra skjalasafna.
1. taka við og heimta inn skjöl og varðveita þau og önnur gögn frá afhendingarskyldum aðilum sem hafa að geyma upplýsingar sem þýðingu hafa fyrir stjórnsýslu eða hagsmuni og réttindi borgaranna eða hafa sögulegt gildi,
2. hafa til reiðu skjöl og önnur gögn safnsins ásamt skrám og upplýsingum um þau fyrir þá sem nota vilja safnið og skapa þeim aðstöðu til þess, þ.m.t. til vísindalegra rannsókna og fræðiiðkana,
3. leiðbeina um notkun skjala í vörslu safnsins og greiða fyrir rannsóknum á þeim eins og kostur er,
4. hafa eftirlit með framkvæmd afhendingarskyldra aðila á lögum þessum, reglugerðum sem ráðherra setur á grundvelli þeirra og á reglum sem settar eru skv. 8. gr.; afhendingarskyldir aðilar skulu veita aðgang að starfsstöðvum sínum vegna athugana í þágu eftirlits opinberra skjalasafna,
5. gangast fyrir rannsóknum sem tengjast safnkosti skjalasafna, sbr. 1. tölul., eftir því sem fjárheimildir leyfa á hverjum tíma,
6. leitast við að afla annarra heimilda en frá afhendingarskyldum aðilum til að tryggja sem best að heimildir um þjóðarsöguna varðveitist.
14. gr.
Afhendingarskyldir aðilar.
1. embætti forseta Íslands,
2. Hæstarétt, héraðsdómstóla og aðra lögmæta dómstóla,
3. Stjórnarráð Íslands, svo og allar stjórnsýslunefndir og stofnanir sem heyra stjórnarfarslega undir það, sem og þjóðkirkjuna,
4. sveitarfélög, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu; hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga,
5. sjálfseignarstofnanir og sjóði sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum,
6. stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum,
7. einkaréttarlega lögaðila sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna.
Afhendingarskylda gildir enn fremur um lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Afhendingarskyldan á við gagnvart héraðsskjalasafni þegar viðkomandi aðilar eru í eigu sveitarfélaga sem reka eða eiga aðild að héraðsskjalasafni. Komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila tekur Þjóðskjalasafn Íslands ákvörðun um afhendingarskylduna.
Lög þessi gilda ekki um Alþingi eða umboðsmann Alþingis.
Skylt er þeim sem falla undir 1. og 2. mgr. að afhenda opinberu skjalasafni skjöl sín í samræmi við ákvæði laga þessara. Þeir afhendingarskyldu aðilar sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín. Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags skulu afhenda Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni. Sveitarfélag sem afhendir Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín til vörslu greiðir fyrir vörslu þeirra samkvæmt gjaldskrá sem ráðherra setur.
Enn fremur skal afhenda Þjóðskjalasafni Íslands embættisbækur skráðra trúfélaga sem lögð eru niður eða starfa af öðrum ástæðum ekki lengur sem skráð trúfélög. Þá skulu skiptastjórar þrotabúa og dánarbúa afhenda Þjóðskjalasafni Íslands þau skjöl sem ekki hafa verið lögð fram í dómi eða afhent sýslumanni við lok opinberra skipta, en kunna að hafa þýðingu fyrir skiptin.
Hver sá sem hefur í vörslum sínum skjöl úr skjalasafni stjórnvalds eða lögaðila sem falla undir 1., 2. eða 5. mgr., án þess að eiga löglegt tilkall til þeirra, skal afhenda þau opinberu skjalasafni í samræmi við þá verkaskiptingu opinberra skjalasafna sem fram kemur í 4. mgr.
Tilkall opinbers skjalasafns til afhendingar afhendingarskyldra skjala fellur ekki niður fyrir tómlæti eða hefð.
15. gr.
Um afhendingu afhendingarskyldra skjala og upplýsingarétt.
Forstöðumaður opinbers skjalasafns getur lengt eða stytt afhendingarfrest skv. 1. mgr. í einstökum tilvikum ef sérstakar ástæður mæla með því.
Þjóðskjalasafn Íslands skal í reglum sínum mæla nánar fyrir um afhendingu afhendingarskyldra skjala og um annan afhendingarfrest á ákveðnum flokkum skjala en mælt er fyrir um í 1. mgr. þar sem veigamiklar ástæður mæla með því.
Þegar afhendingarfrestur skjals er lengdur tekur hlutaðeigandi stjórnvald ákvörðun um aðgang að skjölunum á grundvelli V.–VII. kafla meðan þau eru í vörslu þess. Þegar afhendingarfrestur er styttur tekur forstöðumaður viðkomandi opinbers skjalasafns ákvörðun um aðgang að skjölunum á grundvelli þeirra reglna sem gilda um rétt til aðgangs að þeim eftir afhendingu þeirra.
Hætti afhendingarskyldur aðili skv. 1. eða 2. mgr. 14. gr. starfsemi eða sé hún lögð niður skulu afhendingarskyld skjöl hans færð til opinbers skjalasafns við lok starfseminnar. Ef við á úrskurðar hið opinbera skjalasafn sem tekur við skjölunum hvaða skjöl skuli afhent þeim aðila sem tekur við verkefni viðkomandi aðila. Heimilt er að krefja um greiðslu kostnaðar vegna móttöku, frágangs og flutnings skjala afhendingarskylds aðila sem hættir starfsemi eða er lagður niður.
Aðgangur að skjölum, þegar þau verða 30 ára, fer eftir þessum lögum, óháð því hvernig fyrirkomulag hefur verið á skilum skjala til opinbers skjalasafns.
Réttur til aðgangs að skjölum samkvæmt lögum þessum haggar ekki við höfundarétti séu skjölin háð slíkum rétti samkvæmt höfundalögum.
Þegar skjöl eru afhent opinberu skjalasafni áður en þau hafa náð 30 ára aldri er safninu heimilt að taka gjald fyrir geymslu þeirra þar til þau hafa náð 30 ára aldri.
Þrotabú skulu greiða Þjóðskjalasafni Íslands gjald fyrir varðveislu í sjö ár og eyðingu skjalanna, allt eftir eðli þeirra og magni, og telst gjaldið til kostnaðar af skiptum samkvæmt lögum um gjaldþrotaskipti o.fl.
Ráðherra mælir fyrir um gjald skv. 5., 8. og 9. mgr. í reglugerð að fenginni tillögu frá opinberum skjalasöfnum og skal miðað við þann kostnað sem hlýst í rekstri stofnana af varðveislu skjala með hliðsjón af eðli þeirra og magni.
16. gr.
Einkaskjalasöfn.
Þegar eigur manns renna til ríkissjóðs skv. 55. gr. erfðalaga skulu skjöl hans, ef einhver eru, afhent Þjóðskjalasafni Íslands. Þjóðskjalaverði er heimilt að fela héraðsskjalasafni varðveislu skjala sem Þjóðskjalasafni kunna að berast samkvæmt þessu ákvæði.
Hafi maður í vörslum sínum einkaskjalasafn sem enginn á eignarrétt að er honum skylt að afhenda það Þjóðskjalasafni Íslands. Þjóðskjalaverði er heimilt að fela öðru safni varðveislu skjala sem Þjóðskjalasafni kunna að berast samkvæmt þessu ákvæði.
Þjóðskjalavörður skal beita sér fyrir að gert verði samkomulag milli opinberra skjalasafna og annarra stofnana sem málið varðar um hvernig varðveislu einkaskjalasafna verði best háttað á opinberum vettvangi.
17. gr.
Afritun mikilvægra skjala í eigu einstaklinga.
Áður en skjalasafn í eigu einkaaðila, sem hefur menningarlegt eða sagnfræðilegt gildi, er flutt úr landi skal veita Þjóðskjalasafni Íslands færi á að afrita það.
18. gr.
Varðveisla mikilvægra skjala.
19. gr.
Útlán skjala.
Opinberum skjalasöfnum er heimilt að lána skjöl til notkunar í öðrum opinberum skjalasöfnum, í handritasafni Landsbókasafns Íslands – Háskólabókasafns eða öðrum söfnum og rannsóknastofnunum ef aðstaða er þar til að varðveita skjöl tryggilega. Heimilt er að binda slík útlán skilyrðum um viðhlítandi öryggisráðstafanir til varðveislu skjalanna.
Önnur útlán skjala en um getur í 1. og 2. mgr. eru að jafnaði óheimil.
Hver sá sem fær skjal að láni ber ábyrgð á varðveislu þess og skilvísum skilum.
20. gr.
Almenn miðlun upplýsinga um þjóðarsöguna.
21. gr.
Þagnarskylda starfsmanna.
IV. KAFLI
Skjalastjórn og skjalavarsla afhendingarskyldra aðila.
22. gr.
Ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu afhendingarskyldra aðila.
Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila, þ.m.t. að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi. Hið sama gildir um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags, svo og forstöðumenn sjálfseignarstofnana, sjóða og annarra aðila sem lög þessi gilda um skv. 14. gr.
Afhendingarskyldum aðilum er skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu með þeim hætti sem segir í þeim reglum sem settar eru á grundvelli 23. gr. og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við þær.
Sá sem ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu skal grípa til viðeigandi ráðstafana til þess að vernda skjöl afhendingarskylds aðila fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi.
Við afhendingu skjala til opinbers skjalasafns flyst ábyrgð á vörslu skjalanna yfir til þess.
23. gr.
Skjalastjórn og skjalavarsla.
Afhendingarskyldum aðilum skv. 14. gr. er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem settar eru skv. 1. mgr.
24. gr.
Varðveisluskylda og förgunarreglur.
Þjóðskjalasafn Íslands skal setja sérstakar reglur skv. 3. tölul. 8. gr. um förgun skjala fyrir afhendingarskylda aðila eftir því sem við verður komið.
V. KAFLI
Aðgangur almennings að skjölum opinberra skjalasafna.
25. gr.
Upplýsingaréttur almennings.
Ef takmarkanir samkvæmt lögum þessum eiga aðeins við um hluta skjals skal veita aðgang að öðru efni skjalsins ef unnt er að skilja upplýsingar, sem falla undir undantekningar, frá þeim upplýsingum sem veita má aðgang að.
26. gr.
Upplýsingar um fjárhags- og einkamálefni einstaklinga.
Opinberu skjalasafni er skylt, sé þess óskað, að veita almenningi aðgang að skjölum þegar liðin eru 80 ár frá því að þau urðu til þótt þar komi fram upplýsingar er varða fjárhags- og einkamálefni einstaklinga, þar á meðal persónuupplýsingar sem teljast viðkvæmar í skilningi 8. tölul. 2. gr. laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, svo og upplýsingar um vernd vitna, brotaþola og annarra sem fjallað er um í skjölum hjá lögreglu, ákæruvaldi, dómstólum og stjórnvöldum sem hafa vald til að beita stjórnsýsluviðurlögum.
Þrátt fyrir ákvæði 2. mgr. er óheimilt að veita aðgang að sjúkraskrám og öðrum skrám um heilsufarsupplýsingar nafngreindra manna fyrr en liðin eru 100 ár frá síðustu færslu í skrárnar.
Þrátt fyrir ákvæði 2. mgr. er aðgangur að aðalmanntölum, prestþjónustubókum og sóknarmanntölum heimill þegar liðin eru 50 ár frá því að upplýsingar voru færðar.
27. gr.
Upplýsingar um atvinnu-, framleiðslu- eða viðskiptaleyndarmál.
28. gr.
Upplýsingar um mikilvæga almannahagsmuni.
1. öryggi ríkisins eða varnarmál,
2. samskipti við önnur ríki eða fjölþjóðastofnanir,
3. bréfaskipti við sérfróða aðila til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort slíkt mál skuli höfðað,
4. efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins,
5. viðskipti stofnana og fyrirtækja í eigu ríkis og sveitarfélaga, að því leyti sem þau eru í samkeppni við aðra,
6. umhverfismál ef birting skjalsins getur haft alvarleg áhrif á vernd þess hluta umhverfisins sem upplýsingar þess varða, t.d. heimkynni fágætra tegunda lífvera, steinda, steingervinga og bergmyndana.
Veita skal aðgang að skjölum sem 6. tölul. 1. mgr. tekur til þegar ekki er lengur ástæða til að ætla að miðlun upplýsinganna geti haft skaðleg áhrif á umhverfið.
29. gr.
Sérstakar aðstæður.
VI. KAFLI
Aðgangur hins skráða að skjölum opinberra skjalasafna.
30. gr.
Upplýsingaréttur hins skráða.
Heimilt er að takmarka aðgang aðila að skjölum skv. 1. mgr. ef þau hafa jafnframt að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir, sem mæla með því að upplýsingunum sé haldið leyndum, þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang að skjölum.
Ef ákvæði 27. gr. og 2. mgr. þessarar greinar eiga aðeins við um hluta skjals skal veita aðgang að öðru efni skjalsins ef unnt er að skilja upplýsingar sem falla undir undantekningar frá þeim upplýsingum sem veita má aðgang að.
Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. fer um rétt sjúklings til aðgangs að sjúkraskrá sinni samkvæmt ákvæðum 14. gr. laga um sjúkraskrár. Opinbert skjalasafn veitir aðgang að sjúkraskrám sem eru í vörslu þess.
VII. KAFLI
Aðgangur að skjölum sem undanþegin eru upplýsingarétti skv. V. og VI. kafla.
31. gr.
Ákvörðun um aðgang að skjölum sem undanþegin eru
upplýsingarétti skv. V. og VI. kafla.
Í umsókn skal upplýst í hvaða tilgangi óskað er eftir aðgangi að skjalinu.
Opinberu skjalasafni er heimilt að veita aðgang að skjölum ef ætla má að hægt sé að verða við umsókn án þess að skerða þá almanna- og einkahagsmuni sem ákvæðum V. og VI. kafla er ætlað að vernda. Svar við ósk um slíkan aðgang skal vera skriflegt.
32. gr.
Aðgangur að skjali háður samþykki eða skilyrði.
Persónuvernd getur bundið samþykki sitt skilyrðum. Opinbert skjalasafn getur einnig sett skilyrði fyrir aðgangi að skjölum og gögnum samkvæmt þessari grein. Skilyrðin skulu byggð á sjónarmiðum um:
1. eðli þeirra upplýsinga sem veittur er aðgangur að,
2. þann tilgang sem umsókn skv. 31. gr. byggist á.
Sem skilyrði geta afhendingarskyldir aðilar eða Persónuvernd sett að:
1. upplýsingum um einkamálefni, þ.m.t. fjárhagsmálefni, sé ekki miðlað áfram,
2. ekki sé haft samband við einstaklinga sem eru nefndir í skjalinu sem veittur er aðgangur að eða skyld- og venslamenn þeirra,
3. skjalið verði ekki birt í heild sinni,
4. ekki verði tekið afrit af skjalinu,
5. þær upplýsingar sem veittur er aðgangur að verði ekki birtar í rannsóknaniðurstöðum á persónugreinanlegan hátt.
Þegar sérstaklega stendur á er heimilt að setja önnur skilyrði en fram koma í 3. mgr.
Persónuvernd skal að jafnaði hafa 30 daga til þess að svara opinberum skjalasöfnum um hvort hún veiti samþykki sitt fyrir því að veittur verði aðgangur að tilteknu skjali. Hafi erindi opinbers skjalasafns ekki verið svarað innan 30 daga skal skýra safninu frá ástæðum tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.
Ráðherra getur, að fengnum tillögum Persónuverndar, sett reglur um skilyrði fyrir notkun ákveðinna tegunda skjala sem undir þennan kafla heyra og hafa að geyma persónuupplýsingar sem falla undir lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Þarf þá ekki að leita samþykkis Persónuverndar um skjöl sem undir slíkar reglur falla.
33. gr.
Þagnarskylda.
VIII. KAFLI
Öryggismálasafn og aðgangur að því.
34. gr.
Öryggismálasafn.
Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. 15. gr. skulu afhendingarskyldir aðilar afhenda Þjóðskjalasafni Íslands öll skjöl og skráðar heimildir sem eru í vörslum þeirra og varða öryggismál Íslands, innra og ytra öryggi, á árunum 1945–1991.
Útbúin skal skrá yfir öll mál og skjöl þeirra sem tilheyra þessari deild safnsins.
35. gr.
Aðgangur almennings að öryggismálasafni.
Ef ákvæði 3. og 4. mgr. 37. gr. eiga aðeins við um afmarkaðan hluta skjals skal afmá þær upplýsingar og veita almenningi aðgang að öðru efni skjalsins.
36. gr.
Aðgangur hins skráða að öryggismálasafni.
Ef í skjali koma jafnframt fram persónugreinanlegar upplýsingar um aðra einstaklinga sem falla undir 3. eða 4. mgr. 37. gr. skal afmá þær upplýsingar úr ljósriti eða afriti skjals áður en aðila er veittur aðgangur að því nema sá sem í hlut á hafi samþykkt opinbera birtingu upplýsinganna, sbr. 5. mgr. 37. gr.
Nú er einstaklingur látinn sem upplýsingar varða skv. 1. mgr., og getur þá maki hans, börn og barnabörn, sem náð hafa 18 ára aldri, óskað eftir aðgangi að upplýsingum um hann skv. 1. mgr. Hið sama gildir um systkini hins látna eigi hann ekki á lífi maka, börn eða barnabörn.
37. gr.
Aðgangur fræðimanna að öryggismálasafni.
Sá sem fær aðgang að skjölum öryggismálasafns skal áður skrifa undir yfirlýsingu þar sem hann heitir því að virða þagnarskyldu skv. 3. og 4. mgr., svo og önnur ákvæði þessarar greinar.
Óheimilt er fræðimanni að skýra frá eða miðla á annan hátt persónugreinanlegum upplýsingum um lifandi einstaklinga sem taldir voru geta ógnað öryggi ríkisins samkvæmt skjölum safnsins nema sá samþykki sem í hlut á.
Óheimilt er að skýra frá eða miðla á annan hátt persónugreinanlegum upplýsingum um viðkvæm einkamálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari og finna má í skjölum öryggismálasafns nema sá samþykki sem í hlut á. Þetta bann fellur niður þegar liðin eru 80 ár frá því að gögn urðu til.
Eftir því sem skráningu mála í öryggismálasafni vindur fram skal Þjóðskjalasafn Íslands skrifa þeim einstaklingum sem á lífi eru eða nánum vandamanni hins látna, sbr. 36. gr., bréf, komi fram upplýsingar í gögnum öryggismálasafns um þá sem falla undir 3. og 4. mgr., og kanna hvort þeir vilji veita samþykki sitt fyrir því að birta megi opinberlega upplýsingar um þá. Með bréfinu skulu fylgja almennar leiðbeiningar um það hvaða réttaráhrif það hefur að veita slíkt samþykki.
Samþykki skv. 3.–5. mgr. skal vottað af lögbókanda eða tveimur lögráða vitundarvottum. Það skal skýlaust tekið fram að útgefandi samþykkisins hafi ritað nafn sitt eða kannast við undirskrift sína í viðurvist þess eða þeirra er undirskriftina staðfesta, svo og að hann hafi verið sjálfráða er hann ritaði nafn sitt.
Fræðimönnum er óheimilt að taka út af safninu ljósrit, ljósmynd eða stafræna mynd af skjölum hafi þau að geyma upplýsingar sem falla undir 3. eða 4. mgr. nema sá sem í hlut á hafi samþykkt opinbera birtingu upplýsinganna, sbr. 5. mgr., eða veitt sérstakt samþykki fyrir heimild til afhendingar á ljósriti af skjalinu til fræðimannsins sem afhent skal Þjóðskjalasafni Íslands.
Til fræðimanna í skilningi þessarar greinar teljast þeir sem hafa stundað fræðirannsóknir í hug- eða félagsvísindum og birt rannsóknir sínar á viðurkenndum vettvangi. Fræðimaður skal sýna fram á að gögn öryggismálasafns hafi mikilsverða þýðingu fyrir rannsókn sem hann vinnur að.
Persónugreinanlegar upplýsingar í skilningi 3. og 4. mgr. teljast þær upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi.
38. gr.
Afhending utanríkisráðuneytis á gögnum til öryggismálasafns.
Skjöl sem íslenska ríkið hefur skuldbundið sig með þjóðréttarsamningi við Norður- Atlantshafsbandalagið til að halda leyndum skulu ekki afhent öryggismálasafni.
Skjöl sem hafa að geyma upplýsingar um virka varnar- og öryggishagsmuni íslenska ríkisins skulu ekki afhent öryggismálasafni ef:
1. þau hafa ekki náð 30 ára aldri eða
2. sérstök ákvæði laga um þagnarskyldu takmarka rétt almennings til aðgangs að þeim.
IX. KAFLI
Skjöl rannsóknarnefnda og annarra verkefna á vegum Alþingis.
39. gr.
Skjöl rannsóknarnefnda og annarra verkefna á vegum Alþingis.
Um aðgang að slíkum skjölum og gagnagrunnum fer samkvæmt ákvæðum viðeigandi laga, upplýsingalaga eða þessara laga eftir því sem við á.
X. KAFLI
Málsmeðferð, stjórnsýslukæra og ábyrgð.
40. gr.
Beiðni um aðgang að skjölum.
Um meðferð opinbers skjalasafns á beiðnum skv. V. og VI. kafla fer eftir ákvæðum IV. kafla upplýsingalaga eftir því sem við getur átt. Opinbert skjalasafn getur vísað frá beiðni um aðgang að skjölum ef tilgreining skjals eða þeirra upplýsinga sem óskað er eftir aðgangi að er of óljós til að hægt sé að afgreiða beiðnina án verulegrar fyrirhafnar. Áður en til þess kemur ber að veita málsaðila leiðbeiningar þar um og gefa honum færi á að afmarka beiðni sína nánar.
41. gr.
Álitsumleitan.
42. gr.
Málshraði og málsmeðferð.
Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan 25 virkra daga frá móttöku hennar skal skýra aðila frá ástæðum tafarinnar og hvenær ákvörðunar sé að vænta. Sé beðið um aðgang að gögnum á grundvelli VI. eða VII. kafla er fyrrnefndur frestur 30 virkir dagar að viðbættum þeim tíma sem lög gera ráð fyrir að taki að afla álits eða samþykkis, þar sem það á við.
Um málsmeðferð fer að öðru leyti eftir stjórnsýslulögum.
43. gr.
Leiðbeiningar um höfundarétt.
44. gr.
Ljósrit eða afrit af skjölum o.fl.
Þegar skjöl eru mörg geta opinber skjalasöfn ákveðið að fela öðrum að sjá um ljósritun eða afritun þeirra. Þá skal sá aðili sem óskað hefur aðgangs að umræddum skjölum greiða þann kostnað sem hlýst af ljósritun eða afritun þeirra.
Þegar óskað er eftir aðgangi að gögnum þrotabús eða öðrum óskráðum eða óflokkuðum skjölum er opinberu skjalasafni heimilt að taka gjald fyrir þá vinnu og kostnað sem af því hlýst.
Þjóðskjalasafni Íslands er heimilt að innheimta gjald fyrir ljósritun og afritun gagna sem safnið afhendir samkvæmt lögum þessum. Gjaldtakan skal ákveðin í gjaldskrá, staðfestri af ráðherra, og skal hún birt í B-deild Stjórnartíðinda. Gjaldskráin skal einnig birt notendum þjónustu safnsins á aðgengilegan hátt.
Héraðsskjalasöfnum er heimilt að innheimta gjald fyrir ljósritun og afritun gagna sem afhent eru samkvæmt lögum þessum. Gjaldtakan skal ákveðin af stjórn safns með gjaldskrá sem skal birt notendum á aðgengilegan hátt. Sé safninu ekki skipuð stjórn ákveður sveitarstjórn gjaldtökuna.
Umrædd gjöld skulu ekki vera hærri en raunkostnaður viðkomandi safns vegna þjónustunnar og er þeim ætlað að standa straum af eftirfarandi kostnaðarþáttum við hana:
a. launum starfsfólks sem sinnir þjónustunni,
b. sérstökum efniskostnaði vegna þjónustunnar,
c. eðlilegum afskriftum af þeim búnaði sem notaður er við afritun gagna.
Ef fyrirsjáanlegt er að kostnaður við afritun eða ljósritun verði meiri en 10.000 kr. er heimilt að krefjast fyrirframgreiðslu.
45. gr.
Rökstuðningur og tilkynning ákvörðunar um synjun aðgangs.
46. gr.
Kæruheimild.
1. synjun á beiðni um aðgang að skjölum samkvæmt lögum þessum,
2. synjun á beiðni um ljósrit af skjölum eða afrit af öðrum gögnum,
3. ákvörðun um að takmarka aðgang að tilteknu skjali í allt að 40 ár á grundvelli 1. mgr. 28. gr. sé synjun opinbers skjalasafns um aðgang að skjalinu byggð á henni.
Um meðferð kærumála skv. 1. mgr. gilda ákvæði V. kafla upplýsingalaga.
Um meðferð ákvörðunar Þjóðskjalasafns Íslands skv. 2. og 3. mgr. 10. gr. fer samkvæmt ákvæðum stjórnsýslulaga.
Heimilt er að kæra til ráðherra ákvörðun Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingarskyldu lögaðila til opinbers skjalasafns.
Heimilt er að kæra til ráðherra synjun Þjóðskjalasafns Íslands sem byggð er á 8. mgr. 37. gr.
Aðrar ákvarðanir en að framan greinir og teknar eru samkvæmt lögum þessum verða ekki kærðar til ráðherra.
XI. KAFLI
Viðurlög og reglugerðarheimild.
47. gr.
Refsingar og skaðabætur.
a. hann vanrækir afhendingarskyldu skv. 4. mgr. 14. gr.,
b. hann ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu skv. 22. gr. og hagar skráningu mála eða flokkun eða frágangi skjala í andstöðu við ákvæði reglna skv. 23. gr.,
c. hann grípur ekki til ráðstafana skv. 4. mgr. 22. gr.,
d. hann brýtur ákvæði 24. gr.,
e. hann brýtur gegn þagnarskyldu skv. 33. gr.,
f. hann brýtur gegn ákvæði 3., 4. eða 7. mgr. 37. gr.
Það varðar mann sektum ef hann vanrækir afhendingarskyldu samkvæmt ákvæðum 6. mgr. 14. gr. eða 3. mgr. 16. gr.
Brot skv. 1. mgr. varða mann refsiábyrgð ef þau eru framin af ásetningi eða stórkostlegu gáleysi. Brot skv. 2. mgr. varða mann refsiábyrgð ef þau eru framin af ásetningi eða gáleysi.
Gera má lögaðila sekt vegna brots skv. 1. eða 2. mgr. óháð sök fyrirsvarsmanns lögaðilans, starfsmanns hans eða annars á hans vegum í starfsemi lögaðilans. Lögaðila verður gerð refsing þó að ekki verði staðreynt hver þessara aðila hafi átt í hlut. Refsiábyrgð stjórnvalda er bundin sömu skilyrðum, enda hafi verið framið brot skv. 1. eða 2. mgr. í starfsemi sem telst vera sambærileg starfsemi einkaaðila.
Tilraun til brota og hlutdeild í brotum skv. 1. og 2. mgr. eru manni refsiverð eftir því sem segir í almennum hegningarlögum.
Nú brýtur maður eitt eða fleiri af þeim ákvæðum sem talin eru upp í e- og f-lið. 1. mgr. af ásetningi eða gáleysi og má þá dæma hann til að greiða þeim sem upplýsingarnar varða bætur fyrir fjártjón og miska.
48. gr.
Heimild til setningar reglugerða.
XII. KAFLI
Gildistaka o.fl.
49. gr.
Gildistaka.
Ákvæði laganna gilda um öll afhendingarskyld skjöl án tillits til þess hvenær þau urðu til eða hvenær þau hafa borist afhendingarskyldum aðilum.
50. gr.
Breytingar á öðrum lögum.
1. Lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, nr. 77/2000: Á eftir 15. gr. laganna kemur ný grein, 15. gr. a, svohljóðandi:
Heimilt er að afhenda opinberu skjalasafni upplýsingar, sem falla undir lög þessi, til varðveislu í samræmi við ákvæði laga um opinber skjalasöfn.
2. Lög um upplýsingarétt um umhverfismál, nr. 23/2006: 3. mgr. 7. gr. laganna orðast svo:
Um aðgang að gögnum sem 3. tölul. 1. mgr. 6. gr. tekur til fer samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn enda séu gögnin orðin 30 ára eða eldri.
3. Lög um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð, nr. 163/2007: Við lögin bætist nýtt ákvæði til bráðabirgða, svohljóðandi:
Þrátt fyrir ákvæði 3. mgr. 12. gr. er Hagstofu Íslands heimilt að afhenda Þjóðskjalasafni Íslands trúnaðargögn sem safnað var vegna manntals sem fór fram á grundvelli laga nr. 76/1980, um manntal 31. janúar 1981. Um aðgang að gögnunum fer samkvæmt ákvæðum 2. mgr. 26. gr. laga um opinber skjalasöfn.
4. Lög um sjúkraskrár, nr. 55/2009: 2. málsl. 11. gr. laganna orðast svo: Um skyldu til að afhenda sjúkraskrár til opinberra skjalasafna, varðveislu þeirra og aðgang að þeim þar gilda ákvæði laga um opinber skjalasöfn.
5. Lög um rannsóknarnefndir, nr. 68/2011: 2. málsl. 4. mgr. 13. gr. laganna orðast svo: Um aðgang að þeim fer samkvæmt ákvæðum upplýsingalaga og laga um opinber skjalasöfn.
Ákvæði til bráðabirgða.
Þrátt fyrir ákvæði 2. og 3. mgr. 10. gr. er sveitarfélögum og byggðasamlögum ekki skylt að flytja safngögn til Þjóðskjalasafns eða afhenda þau því fyrr en þremur árum eftir gildistöku reglugerðar ráðherra um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns.